FUNCIONES EXCEL

FUNCIONES EXCEL

CONCEPTO 

• DEFINICIÓN 

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que la escribas tú mismo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y seleccionar las funciones de Excel 2010 basado en categorías como financiera, lógica, Texto, Fecha y hora, y mucho más. A continuación, verás la descripción de cada una de las categorías para que que puedas ubicarte fácil y rápidamente.

Las partes de una función

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

Insertar un signo igual (=).

Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición). 

Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo. 

• FUNCIONES 

FUNCIÓN SUMA

La función suma es una de las más usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama auto suma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo.

Fijémonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma, el promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma.

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio para poner los totales

y luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de números puesta verticalmente u horizontalmente (tiene que estar activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automáticamente la función suma con los rangos que interpreta queremos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes gráficos.

Y si la secuencia es horizontal apretamos ENTER y obtenemos la suma.

También podemos utilizar la auto suma para obtener sub totales por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma

En Excel 2007 aparece en la solapa Inicio y en Excel 2003 en la barra iconos.

Pero la función suma es mucho más que una suma rápida, esta entrega la suma de los valores que están en las celdas a que hacen referencia los argumentos y estos pueden ser: un valor numérico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un rango, una fórmula matemática o una función. =SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,.............,parámetro-n..)

donde se ve que la expresión =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la suma de las celdas

1- A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C4

2- La celda E1

3- El número 230

4- El producto de las celdas E4 y F4

Los totales se hacen con auto suma y el total final con =SUMA(d4;-E4)

Ejemplo:

Seleccionar la celda B14, que está en blanco, excepto por el resaltado verde. Pretenderemos que este es un buen lugar para algunos totales nuevos. 

Hacer un clic en el botón Autosuma. 

Excel estima que usted quiere sumar los números que están arriba de la celda seleccionada y hasta B6, la próxima celda en blanco. Abarca el rango B7:B13 con un borde de guiones que titilan. 

La fórmula es mostrada tanto en la barra Fórmula como en la celda. Si fuera necesario se superpondrá con otras celdas mientras se está trabajando. 

Todas las fórmulas deben empezar con un signo = .

Función PROMEDIO

La función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos. 

Ejemplo:

=PROMEDIO.SI(rango;criterio; [rango_promedio])

Esta expresión podemos traducirla como:

=PROMEDIO.SI(“grupo de celdas donde se buscará el criterio seleccionado”;”condición a promediar”; ["grupo de celdas donde se aplicará el promedio de acuerdo al criterio evaluado"])

FUNCIÓN CONTAR

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función CONTAR de Microsoft Office Excel.

Esta función es una combinación de las funciones CONTAR y SI , tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda sera contada o no

Descripción

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. 

Ejemplo:

con esta misma tabla podríamos preguntar cuántos hombres hay

FUNCIÓN MÍNIMO

MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:

Número1, número2… son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

A considerar 

Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. 

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. 

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. 

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. 

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. 

Ejemplo:

En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor mínimo del artículo, esto seria muy tedioso hacerlo de forma manual y más aun si son numerosos valores así que con la función MIN simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo solo es el valor mínimo de la fila seleccionada.

FUNCIÓN MÁXIMO

MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la imagen:

Número1, número2… son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

A considerar 

Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. 

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. 

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. 

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. 

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. 

Ejemplo:

En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor máximo del artículo, esto seria muy pesado hacerlo de forma manual y más aun si son numerosos valores y a través de la función MAX podemos facilitar en gran manera esta tarea, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo solo es el valor máximo de la fila seleccionada.

LA FUNCIÓN CONTARA 

se utiliza para obtener la cantidad de celdas que, dentro de un determinado rango, tengan cualquier valor, incluidos los textos vacíos que se escriben como ="" y los valores de error de Excel. Es muy sencilla y sólo tiene 2 argumentos separados por punto y coma y encerrados entre paréntesis: 

= CONTAR (valor1;[valor2]) 

Valor1: es el rango de celdas donde queremos contar el numero de entradas que contienen algún valor algún texto vacio del tipo ="" o algún valor error de Excel. 

[Valor2]: Es opcional y se refiere a otro rango adicional que podemos incluir en la cuenta, o bien valores que directamente escribimos y que queremos que sean incluidos en la cuenta. 

En el siguiente ejemplo (en el cual se ha omitido el 2º argumento), podemos ver como la celda que contiene la función CONTARA hace referencia a un rango que es toda la columna (L:L) en el que hay valores vacíos, de texto, fechas, números y errores y todos son incluidos en la cuenta, excepto las celdas vacías: 

La función CONTARA es muy útil para anidar dentro de una función DESREF cuando esta última pretende definir un rango de una tabla cuya altura puede variar al introducir nuevas filas. 

• EJEMPLOS PRÁCTICOS 

SUMA

Paso 1:

Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. en este ejemplo, B10. 

Paso 2: 

Haz clic en la ficha Inicio y ubica el comando Autosuma. Lo verás en el grupo Modificar. Allí, pulsa la flecha desplegable y selecciona la función que desees. En este caso, Suma.

Paso 3:

La fórmula aparecerá en la celda seleccionada y si su ubicación es lógica, la Autosuma seleccionará las celdas por tí. Notarás que las celdas involucradas quedan resaltadas. De lo contrario, tendrás que hacer clic sobre las celdas y así elegir los argumento que deseas.

Paso 4:

Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.

FUNCIÓN MAX

EJEMPLO

En el ejemplo anterior pudiste observar que podemos especificar los números directamente en la función MAX, sin embargo de esta manera solamente podríamos tener hasta 255 números. Para aumentar la cantidad de números que podemos incluir debemos colocarlos en un rango de celdas y especificar dicho rango como argumento de la función.

FUNCIÓN MIN

La función MIN devuelve el número más pequeño de la lista especificada. Ahora bien, haré este mismo ejemplo pero ahora tomando los números de un rango de celdas:

FUNCIÓN PROMEDIO

Tengo una lista de sucursales de una empresa que han reportado sus ingresos de los últimos 3 meses. Necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que hayan tenido un ingreso mayor a 60,000. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:

=PROMEDIO.SI(C2:C13, ">60000")

El resultado de la función PROMEDIO lo puedes ver desplegado en la celda F2:

FUNCIÓN CONTAR

Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de artículos que son de color azul y para ello utilizaré la siguiente fórmula:

=CONTAR(B2:B11, "azul")

Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la función CONTAR.SI está todo en minúsculas mientras que las celdas de la columna B tienen la primera letra en mayúsculas, sin embargo el valor “Azul” es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condición no es sensible a mayúsculas y minúsculas.

FUNCIÓN CONTARA

En el siguiente ejemplo (en el cual se ha omitido el 2º argumento), podemos ver como la celda que contiene la función CONTARA hace referencia a un rango que es toda la columna (L:L) en el que hay valores vacíos, de texto, fechas, números y errores y todos son incluidos en la cuenta, excepto las celdas vacías:

La función CONTARA es muy útil para anidar dentro de una función DESREF cuando esta última pretende definir un rango de una tabla cuya altura puede variar al introducir nuevas filas.

2.- RESUMEN

A continuación veremos el resumen de fórmulas básicas que son fáciles de utilizar. 

Para este truco, supondremos que deseamos que el resultado aparezca en la celda B10 y utilizaremos principalmente las celdas desde la celda A1 a la A10. 

Fórmulas básicas

SUMA de las celdas desde A1 a A10 = suma(A1:A10)

PROMEDIO de las celdas desde A1 a A10 = promedio(A1:A10)

MÁXIMO de las celdas desde A1 a A10 = max(A1:A10)

MÍNIMO de las celdas desde A1 a A10 = min(A1:A10)

Estas son las fórmulas más sencillas. Si las celdas están esparcidas en la hoja, podemos seleccionarlas de esta manera: 

=suma(A1; A3 ; C4) 

VIDEO TUTORIAL

3. RECOMENDACIONES

• Para usar estas funciones se debe tener en cuenta ala hora de sumar ya que en ciertas ocasiones es necesario combinar las funciones y las celdas absolutas y relativas.

4. CONCLUSIONES

• Nos facilitan el trabajo cuando nuestros datos a operar son en gran cantidad y estas funciones nos reducen el trabajo y agilizan la obtención de resultados.
• Son herramientas muy fáciles de aplicar que todos debemos tener en cuenta y practicarlos ya que son muy sencillas y útiles.

5. APRECIACIÓN PERSONAL

Todo estas funciones son básicas que todos debemos conocer ya que son las formulas de las operaciones básicas que nos reducen y ahorran el trabajo.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
• Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.
• Barra de formulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
• Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
• Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma rectangular y en la que se introducen los datos.
• Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le damos un nombre a la celda aparecerá este.
• Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.
• Entrada de datos: Escribir información numérica, formulas o texto en una celda que se mostrara y usará en la hoja.
• Funciones: Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un libro de Excel que pueden ser: numéricas, orden, lógicas, etc.
• Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud de opciones entre otras: circular, columnas y lineal. 
• Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de la ventana principal.
• Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la columna seguido por el numero de la fila.
• Operador matemático: Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos por ejemplo en la suma: +.
• Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.
• Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
• Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra de las columnas que la dividen.
• Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el numero de las filas que la dividen.

7. LINKOGRAFIA

• http://es.kioskea.net/faq/1648-formulas-basicas-en-excel#q=Excel%2Cfuncion+suma%2Cpromedio%2Cmaximo%2Cminimo&cur=2&url=%2F
• https://support.office.microsoft.com/es-es/article/SUMA-funci%C3%B3n-SUMA-043e1c7d-7726-4e80-8f32-07b23e057f89?CorrelationId=4974bb10-bce4-4f54-8b0c-27e59cb89575&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
• http://exceltotal.com/la-funcion-sumar-si-en-excel/
• http://exceltotal.com/la-funcion-contar-si-en-excel/
• http://exceltotal.com/la-funcion-promedio-si-en-excel/
• http://exceltotal.com/la-funcion-max-en-excel/